Unser Zuhause hat uns wieder: Lockdown 2.0 und die interne Kommunikation der Führungskräfte
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Täglich Rekordwerte an Neuinfektionen, geschlossene Hotellerie und Gastronomie, Social Distancing und der zweite Lockdown bis Ende November in Österreich. Finanzielle Auffanghilfen, aber auch ein neues Kurzarbeitsmodell sind geplant. Die meisten Arbeitnehmer arbeiten, wenn dies möglich ist, wieder von zu Hause aus. Mit der Rückkehr ins Home Office braucht es auch wieder eine verstärkte Kommunikation von Führungskräften, um Sicherheit und Vertrauen auszustrahlen, aber auch um im Home Office anzuleiten und zu führen. Aber wie gelingt Leadership aus der Distanz?
Homeoffice fordert neue Verhaltensweisen
Die Möglichkeit, von zu Hause aus zu arbeiten, hat seit dem Ausbruch der Corona-Pandemie in Österreich neue Wege des Arbeitens eröffnet. Während des ersten Lockdowns waren über 40 Prozent der Arbeitnehmer, bei denen es möglich war, im Home Office1. Auch im Sommer hielt der Trend an, der nun wieder für viele Alltag ist. Auf diese Situation muss man sich als Arbeitnehmer und auch als Arbeitgeber erst wieder einstellen. Denn in der „neuen Arbeitswelt“ braucht es andere Sicht- und Verhaltensweisen. Dabei ist ein passender Führungsstil ein wichtiger Faktor.
Klare Kommunikation ist gefragt
„Ehrlich währt am längsten“
Aktuell braucht es klare und richtungsweisende Kommunikation von oben: Wo ein Unternehmen finanziell und wirtschaftlich steht, wie dieser zweite Lockdown sich auf Märkte und Absätze oder auch auf die Produktion auswirkt und wie die nächsten Wochen bis zum Jahresende gestaltet werden, sind Botschaften der obersten Etage, also eines CEOs, eines Geschäftsführers. Klare Antworten auf Fragen von Mitarbeitern, laufende Hintergrundinformationen zu Regelungen und Entwicklungen und ein offenes Ohr der Führungsebene schaffen vor allem in Krisenzeiten Sicherheit und Orientierung, die strukturell dringend benötigt wird, um gut arbeiten zu können. Das „Gesicht des Unternehmens“ sollte seine Belegschaft, seine Arbeiter und Angestellten informieren, ihnen Fakten berichten und Auskunft geben. Und nicht Panik, Sorgen oder Ängste schüren. Und auch wenn notwendig an Medien, Investoren oder andere Stakeholder transparent kommunizieren. Ein Verstecken oder gar Abtauchen – sogenanntes Ghosting - in Krisensituationen ist ein absolutes No-Go.
Neben dem Chef nehmen aber vor allem im Bereich der internen Kommunikation Führungskräfte von Abteilungen, Bereichen und Teams eine wichtige Funktion in den Kommunikationsagenden eines Unternehmens ein. Doch wie werden die Mitarbeiter im Home Office auch erreicht? Wie wird die Zusammenarbeit im Home Office organisiert? Funktioniert Teambuilding auch remote? Werden Mails oder Videobotschaften verschickt? Wie kann ich sichergehen, dass auch gearbeitet wird? Wie gelingt Vertrauen ohne Kontrolle? Wie kann man Ängste und Sorgen nehmen? Wie kann motiviert werden?
Vertrauen ist gut, Kontrolle ist besser? Äh, wohl eher nicht!
Die interne Kommunikation übernimmt in Zeiten von Social Distancing wichtige Funktionen und Rollen: Beraterin, Kollaborateurin, Redakteurin, Motivatorin oder Impulsgeberin, um nur ein paar zu nennen. Für eine gute Führungskräftekommunikation helfen FAQ-Leitfäden oder Checklisten, damit Team-, Abteilungs- oder Bereichsleiter die relevanten Fakten und Informationen auch an die Kollegen weitergeben können. Und vor allem in einer One-Voice-Policy. So sollte nicht nur in Krisenzeiten verfahren werden. Denn die Führungskräfte auf diesen Ebenen sind wichtige Treiber, Motivatoren und vor allem sind sie erste Ansprechpartner.
So darf interne Kommunikation keineswegs zur Kontrolleurin, Nachspioniererin oder Überwacherin werden, auch wenn die Verunsicherung bei Vorgesetzten oftmals sehr groß ist. Fragen tun sich auf wie: Wird auch wirklich gearbeitet? Lässt es sich der Kollege gerade gut gehen und ist unterwegs?
Wird von den Führungskräften eines Unternehmens Überwachung vermittelt, wirkt sich dies negativ auf die Motivation und auf die gesamte Arbeit aus. Daher braucht es einen optimalen Einsatz der Kommunikation von den Führungskräften:
- Die Auswahl der richtigen Kanäle: Mail, Slack, Telefon, Videokonferenz, …
- Der Ton: von oben herab oder auf Augenhöhe
- Die Frequenz: 50 Nachrichten pro Stunde, zwei pro Tag, …
Auch ein offenes Ohr gehört zu den zentralen Schnittstellen, um Menschen zu erreichen, sich mit ihnen auszutauschen und gemeinsam auch im Home Office Kilometer voneinander entfernt gemeinsam zu arbeiten. Vertrauen sollte vor allen in Krisenzeiten und in einer Home Office Situation das A und O sein.
Impulse für Führungskräfte, um mit Kollegen im Home Office zu kommunizieren
- Interne Kommunikation muss während der Krise noch stärker auf die Grundbedürfnisse der Mitarbeiter eingehen und diese bedienen: zum einen Ängste nehmen, aber auch Verbundenheit vermitteln, die positiven Erfahrungen fördern und nicht aus den Augen verlieren. Offenheit und Klarheit sind im daily business immer wichtig. Klarheit vor Harmonie ist jedoch in der Krise sogar unverzichtbar.
- Flexibilität leben und Freiheiten geben: Mitarbeiter sind Studien zufolge im Home Office zügiger und produktiver. Es gibt weniger Reibungsverluste und daher bessere Arbeitsleistungen. Leitplanken für das Arbeiten von zu Hause aus sind dennoch wichtig. Wann ist der Mitarbeiter erreichbar? Wie sehen die Kommunikationsregeln aus? Dies schafft Vertrauen von der Führungskraft und einen doch geregelten Alltag der Mitarbeiter. Am Ende zählt nicht, ob man von 8 bis 17 Uhr gearbeitet hat, sondern die Leistung, die unterm Strich erreicht wird. Denn die reine Anwesenheitszeit in Unternehmen ist keineswegs ein Messinstrument für Leistung.
- Kreativität wird durch Remote Work gefördert. Neues entsteht: In gewohnter Umgebung, nicht ständig unter Druck oder die Augen der Führungskräfte nicht dauernd im Nacken? Und schon ist das Setting geschaffen, in dem der Mitarbeiter vor neuen Ideen und Impulsen sprühen kann.
- Motivation geben und fördern, vor allem in Krisenzeiten: Mit Sicherheit und Struktur ist auch die innere Motivation der Mitarbeiter ansprechbar. Ein ängstlicher Mensch kann erst dann motiviert werden, wenn ihm die Angst genommen wurde. Wenn bei allen gesundheitlichen und auch wirtschaftlichen Herausforderungen, wie gegenwärtig Corona, Mitarbeiter spüren, dass ihre persönliche Situation gesehen und nicht dem Wohl der Firma untergeordnet wird, sind sie nicht nur temporär motiviert, sondern nachhaltig überzeugt, beim richtigen Arbeitgeber beschäftigt zu sein.
- Teamgeist zu stärken ist Aufgabe der Führung: Mitarbeiter und Teams verlieren durch die Arbeiten im Home Office den persönlichen Kontakt zueinander. Dieses Gefühl und dieses Teamgefüge sollten Führungskräfte in der Kommunikation mittels gemeinsamen virtuellen Meetings und Jour Fixes vermitteln.
Fazit
Die wichtigsten Partner und für den Erfolg eines Unternehmens verantwortlich sind die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Darauf ist zu setzen und es gilt: Vertrauen ist in Krisenzeiten wohl die stärkste Währung. Unternehmen, die dieser Gesamtsituation eine Chance geben, einen Fokus auf das Team und die Kultur der Zusammenarbeit legen und Vertrauen schenken, werden dadurch mehr Leistung erhalten. Sie werden als Gewinner aus der Krise hervorgehen und künftig bestens für den Arbeitsmarkt gerüstet sein.
Haben Sie dazu Kommentare oder Rückfragen? Dann freue ich mich auf Ihre Nachricht: office@cs2.at
[1] Bundesministerium für Arbeit, Familie und Jugend
